港口企业在进行机构及人员变革时,例如分、子公司被母公司吸收合并,应收账款被吸收到母公司账面,但原经办人员工作调离,导致历史遗留的账款清理难度加大。
(二)存货的形成
港口企业的存货内容与其他企业有所不同,是港口在日常生产作业中需要的各种类型的材料、燃料及备品备件。港口企业的存货主要是一方面为了作业机械设备维修改造使用,另一方面为了港口设施维护使用,而非销售。具有库存高、金额大等特点。
其形成的原因主要有以下几点:
1.库存储备增加
港口的吞吐量日益增长,机器设备的维修改造增多,为了避免重要零部件短缺,如供应商缺货或者紧急维修等情况,港口企业要提前备一部分库存以保证生产。
2.库存储备重复
集团内各分子公司分别独立运营,各自拥有仓库用于储备其生产过程中所需的各项存货。由于集团内存货信息没有共享,各公司购买及储备的各项材料、燃料及备件具有相当高的重复性,造成集团整体存货多,占用资金过高。港口机械设备更新换代较快,大量储备会导致有些材料已无法满足需求而长期积压在库房,造成减值,为企业带来损失。
3.存货管理不规范
港口企业对存货管理不周密,仓库之间没有进行统一管理,信息不共享,导致库存积压;存货管理制度不健全或不严格按制度执行,库存盘点不精细,不及时清理库存,个别材料、备件长期闲置甚至面临报废。
4.存货内控不到位
部分港口企业没有根据港口存货的特点制定一套相互制约,互相监督的内部控制制度。没有从最初的采购环节到中间的验收、保管到最后的领用出库、盘点环节进行内控设计。
三、港口企业“两金”压控的措施
(一)应收账款压控
1.加强应收账款风险管理
建议港口企业建立预收港口费制度,例如在作业前,货主预交110%的港口费,作业结束后对货主多收的预收款部分进行退还,减少应收账款的产生。
超期堆存费是一些港口企业应收账款回款率低的重要组成部分,很多港口超期堆存费至今仍用手工记账,没有完善的堆存费系统,当货物装船走后,才能计算出超期堆存费的金额,此时的应收账款已经产生,且收回的难度很大。建议港口企业开发堆存费计费系统,业务人员每天按时维护数据,在货物装船前,系统及时计算出堆存费金额,货主交款后才放货,切实降低应收账款,有效杜绝应收账款坏账的产生。